英語の議事録(Minutes)の書き方・例文・テンプレート｜よく使う表現の日英対応表とWord・Excel 7種類を無料配布

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英語の議事録(minutes)は、日本語の議事録と同じ項目を、過去形で短く言い切って書くのが基本です。この記事では、そのまま使える英語の議事録テンプレート7種類(Word・Excel)を無料で配布し、よく使う表現の日英対応表、例文、日本語の発想でつまずくところのNG例とOK例をまとめました。英文の書き方は、2026年10月29日にイギリス・アメリカの大学の議事録の案内と辞書で確かめています。

図解の例は、すべて架空の会議をもとにしたオリジナル。

英語の議事録テンプレートを無料ダウンロード(Word・Excel)

まずはテンプレートから。基本の形と記入例つきのほかに、週次の定例・オンライン会議・取引先との打ち合わせ・1枚の簡易版・日英併記の5つを、WordとExcelの両方で用意しました。

会員登録やメールアドレスの入力はいりません。見出しはすべて英語で入っているので、あとは中身を書き込むだけ。自由に書きかえて使ってください。

基本の形｜空欄版と記入例つき(架空の会議)

迷ったら、基本の形(Meeting Minutes)を1つ持っておけば、たいていの会議に使えます。

会議名・日時・出席者のあとに、Purpose(目的)、Agenda(議題)、Decisions(決定事項)、Action items(ToDo)と続く、英語の議事録でいちばんよく見る並びにしたのが理由です。

具体的には、記入例つきのほうに、日本とアメリカのメンバーが参加するWebサイトの定例会議を1つ、まるごと英語で書き込みました。記入例の会社・人名・日付は、すべて架空のものです。

初めて英語で書くなら、先に記入例を読んで、言い回しをまねしながら空欄版を埋めるのが近道ですよ。

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日英併記版｜見出しに英語と日本語を並べる

日英併記版は、「Attendees 出席者」「Decisions 決定事項」のように、見出しに英語と日本語を並べた形です。

英語の見出しに慣れていない人でも、どこに何を書けばいいかが日本語で分かります。日本人だけの会議の議事録を、海外のメンバーにも読めるように残したいときにも便利。

慣れてきたら、日本語の見出しを消せばそのまま英語の議事録になります。

週次の定例会議(Weekly team meeting)｜前回のAction itemsから確かめる

毎週の定例には、前回のAction itemsの進み具合を確かめる表から始まる形が向いています。

定例は「前回決めたことが進んだか」を見る場なので、最初に前回の宿題を並べておくと、話が自然にそこから始まるためです。

具体的には、Status(状況)の列に Done(済)・In progress(途中)・Not started(未着手)のどれかを書き込み、そのあとに各メンバーの Updates(報告)、Decisions、Issues / Help needed(困りごと)と進めます。

毎回同じ形で残しておけば、過去の議事録を並べたときに流れも追いやすくなりますね。

オンライン会議(Zoom・Teams・Google Meet)｜時差と録画の有無も残す

海外のメンバーがいるオンライン会議では、時間をかならず2つのタイムゾーンで書いてください。

日本の朝9時は、アメリカ西海岸では前の日の夕方。どちらの時間か書いていないと、相手の国の人が会議の日付から読みまちがえてしまうためです。

具体的には、Time の欄を「JST: 〜 / Other time zone: 〜」の2つに分け、Action items の期限の列にも(time zone)と入れました。Recording / Transcript(録画・文字起こしの有無と保存先)の欄もつけています。

聞き取れなかった所は、録画や文字起こしで確かめてから清書すれば安心です。

取引先との打ち合わせ(Client meeting)｜作業の範囲・納期・費用を表で残す

海外の取引先との打ち合わせには、Scope of work(作業の範囲)・Deadline(納期)・Fee(費用)・Number of revisions(修正の回数)を表で残す形を選んでください。

この4つは、あとで「言った・言わない」になりやすく、英語だとなおさら聞きまちがいが起きやすい項目だからです。

具体的には、Agreed points(合意したこと)の表に最初から4つの項目を入れ、Client requests(先方の要望)、Questions to follow up(確認すること)、Next steps(次にやること)と分けて書けるようにしました。

打ち合わせのあとにこの議事録をメールで送り、相手に確かめてもらうところまでがセットです。

1枚にまとめる簡易版｜Decisions・Action items・Next meetingだけ

15分ほどの短い打ち合わせなら、決まったこと・やること・次回の3つだけの1枚で十分。

項目の多いテンプレートだと、短い打ち合わせでは空欄ばかりになり、英語で書く手間も増えてしまいます。チャットに貼って共有するときも、この形なら短くまとまりますよ。

Googleドキュメント・スプレッドシートで開くには

WordやExcelが入っていないパソコンでも、ファイルをGoogleドライブに上げてダブルクリックすれば、Googleドキュメントやスプレッドシートで開けます。

ドライブ上のOfficeファイルはダブルクリックでGoogleのエディタで開き、ほかの人と同時に編集できる、とGoogleの公式ヘルプにも書かれていました。海外のメンバーとURLで共有して、そのまま書き足してもらう使い方ができるのが便利なところ。

Word・Excelの形式で返したい相手がいるなら、右上の「ダウンロード」から.docx・.xlsxで保存し直せます。

英語の議事録の書き方｜基本の項目と書く順番

英語の議事録(minutes)も、入れる項目は日本語の議事録とほとんど同じです。

ちがうのは、文を過去形で短く言い切ることと、誰がやるのかという主語をはっきり書くこと。この2つさえ押さえれば、むずかしい英語は使わなくても伝わる議事録になります。

英語の議事録(Minutes)に入れる項目

テンプレートの項目は、上から順に次のとおりです。

並びは、あとから読む人が知りたい順。何の会議か、誰がいたかが分かり、そのすぐ下で決まったことと、やることが目に入る形にしています。

英語の見出し	日本語	書くこと
Meeting / Date / Time / Location	会議名・日付・時間・場所	何の会議か。オンラインならツール名
Chair	議長・進行役	会議を進めた人
Minute taker	記録者	議事録を書いた人
Attendees / Absent	出席者・欠席者	その場にいた人と、いなかった人
Purpose	目的	この会議で何を決めるかを1行で
Agenda	議題	話し合うテーマを番号つきで
Decisions	決定事項	決まったことだけを過去形で
Pending / To be confirmed	保留・確認中	決まらなかったことと、誰が確かめるか
Action items	ToDo	やること・担当・期限の表
Discussion summary	議論の要点	議題ごとに結論と理由だけ
Next meeting	次回の予定	次の日時と場所

日付は月を英単語で書き、時差も添える

日付は「11/12」のような数字だけにせず、月を英単語で書いてください。

アメリカでは月/日、イギリスなど多くの国では日/月の順で書くので、数字だけだと11月12日にも12月11日にも読めてしまうのが理由です。

具体的には、「Thursday, 12 November 2026」か「Thursday, November 12, 2026」のどちらかにそろえる書き方。オンライン会議なら「9:00 a.m. JST (4:00 p.m. PST, Wednesday, 11 November)」のように、相手の国の時間と曜日も並べておくと親切です。

どちらの書き方でもかまいません。1つの議事録の中で混ぜないことだけ気をつけてください。

決定事項は過去形で言い切る

決定事項は、「It was agreed that 〜」や「The team decided to 〜」のように、過去形で言い切ります。

議事録は会議で終わったことの記録なので、過去形がいちばん自然、というのが理由。イギリスのマンチェスター大学の議事録の案内でも、議事録は過去形で書き、発言を一言ずつ残す記録にはしないよう示されています。

具体的には、「It was agreed that the new website will launch on Tuesday, 1 December 2026.」(新しいサイトは2026年12月1日(火)に公開することで合意した)のような1文。合意した中身が未来のことなら、that のあとは will のままでかまいません。

ラフバラ大学の議事録の見本でも、決まったことは「Council APPROVED 〜」「Council NOTED 〜」と、動詞を過去形の大文字で目立たせて書かれていました。

Action itemsは「誰が・何を・いつまでに」の表にする

Action items は、Action(やること)・Owner(担当)・Due date(期限)の3列の表にまとめます。

マンチェスター大学の案内でも、アクションには担当者と目標の日付をつけ、議事録とは別のアクションの一覧でも管理するよう勧められているためです。

具体的には、「Fix the error on the contact form / Raj Patel / Mon, 16 Nov 2026」の形。文で書くなら「Raj will fix the error on the contact form by Monday, 16 November.」でも伝わります。

担当が2人以上になるときは、まとめ役を1人だけ Owner に書いておくと、動きが止まりません。

発言を全部訳さない。「何が決まったか」を残す

英語の会議だからといって、発言を一言ずつ英語で書き取る必要はありません。

アメリカのミシガン州立大学の議事録の案内でも、議事録には「言ったこと」ではなく「したこと(決めたこと)」を残し、記録する人の意見は入れないよう示されています。

議題ごとに「Emily proposed 〜. Raj noted that 〜. The team agreed.」のように、提案・意見・結論を2〜3文でまとめれば十分です。

英語の議事録でよく使う表現｜日本語との対応表

ここからは、英語の議事録でよく使う言葉と、日本語との対応です。

覚える量はそれほど多くありません。見出しに使う言葉と、決定・保留を書き分ける言い回しだけ押さえておけば、ほとんどの会議の議事録が書けます。

見出しに使う英語(Attendees・Apologies・Action itemsなど)

見出しに使う言葉は、次の表のとおりです。

同じ意味でも、イギリスの大学の正式な議事録で見かける言い方と、ふだんのビジネスの議事録で見かける言い方があるので、両方並べました。

英語	日本語	メモ
Minutes / Meeting minutes	議事録	議事録の意味では、いつも複数形の minutes
Attendees / Present	出席者	Present はイギリス式の正式な議事録で多い
Absent	欠席者
Apologies (for absence)	欠席の連絡があった人	イギリス式。「おわび」ではない
In attendance	陪席者	委員ではないが同席した人
Chair / Minute taker	議長 / 記録者	Recorded by も使われる
Agenda / Agenda item	議題 / 議題の1つ
Matters arising	前回からの継続事項	イギリス式。前回の議事録から出た話
Decisions	決定事項
Action items / Actions	ToDo
Owner / Due date	担当 / 期限	Responsible / Deadline でもよい
Any other business (AOB)	その他	会議の最後、議題にない話
Next meeting	次回	Date of next meeting とも

決定・保留を書き分ける表現(Agreed・Noted・To be confirmed)

「Agreed(合意した)」と「Noted(報告を受けて確認した)」は、意味がまったくちがうので混ぜないでください。

Noted は「その報告を聞いた」という記録で、内容に賛成した・承認したという意味にはなりません。ラフバラ大学の議事録の見本でも、報告書を受け取った議題は NOTED、承認した議題は APPROVED と、はっきり分けて書かれています。

具体的には、下の表のような書き分けです。迷ったら、決まったことは agreed、まだ決まっていないことは To be confirmed(TBC)、と2つに分けるだけでも十分ですよ。

英語の言い回し	日本語の意味	使う場面
It was agreed that …	〜で合意した	決定事項(いちばん使う)
The team decided to …	チームは〜することに決めた	決定事項
The committee approved …	委員会は〜を承認した	正式な承認
The team noted the report.	報告を受けて確認した	報告を聞いただけ(承認ではない)
… will … by (date).	〜が(日付)までに〜する	Action items
… was asked to …	〜に…を依頼した	Action items
To be confirmed (TBC)	確認中・未確定	日付や担当がまだ決まっていない
The decision was postponed to the next meeting.	次回に持ち越した	保留
… raised a concern about …	〜が…について懸念を示した	議論の要点
The meeting closed at 10:00 a.m.	10時に閉会した	最後

略語はTBC・TBD・AOBくらいに絞る

議事録に使う略語は、TBC(to be confirmed)、TBD(to be decided / determined)、AOB(any other business)くらいに絞るのが無難です。

TBCは「確定していない」という意味で、Oxford Learner’s Dictionaries でも告知などで使う略語として載っています。AOBは会議の最後に、議題にない話をする時間のこと。

相手が読みなれていないかもしれない略語は、最初の1回だけ「To be confirmed (TBC)」のように書いておくと親切です。

イギリス式の見出しが出てきたときの読み方

海外の取引先や大学から届く議事録には、Present・Apologies・Matters arising のような、イギリス式の見出しが使われていることがあります。

Apologies は「おわび」ではなく、事前に欠席の連絡があった人の一覧。Matters arising は、前回の議事録から続いている話のことで、ラフバラ大学の見本でも出席者のすぐあと、議題の最初のほうに置かれていました。

例えば、受け取った議事録を自分で書きかえて返すなら、相手の形に合わせるのがいちばん。そのほうが、相手が読みなれた並びのまま確かめられるためです。自分から出す議事録なら、Attendees・Absent のような、より広く使われる言葉にしておくと迷わせずに済みます。

どちらが正しいということはないので、1つの議事録の中でそろえることを優先してください。

英語の議事録の例文｜架空の会議でまるごと見本

ここからは、英語の議事録の例文です。

どれも書き方の見本として作った架空の会議で、人名・会社名はすべて架空のもの。自分の会議に近いものを選んで、単語を入れかえるところから始めてみてください。

例文1｜社内のWeb会議(週次の定例)

定例会議の議事録は、決定事項とAction itemsがそろっていれば十分です。

同じメンバーで毎週くり返す会議なので、背景の説明はいらず、前回から何が進んで、次に誰が何をするかだけ追えればいいのが理由。

具体的には、下の表のような書き方。テンプレートの「記入例つき」と同じ中身で、英文の横に日本語の意味を並べました。

文はどれも短く、主語と過去形の動詞から始まっているのが分かりますよね。

項目	英文(例・架空)	日本語の意味
Meeting	Website Renewal Project – Weekly Meeting (No. 5)	Webサイト刷新プロジェクト 週次定例(第5回)
Date / Time	Thursday, 12 November 2026, 9:00–9:45 a.m. JST	2026年11月12日(木)9時〜9時45分(日本時間)
Decisions	It was agreed that the new website will launch on Tuesday, 1 December 2026.	新サイトは2026年12月1日(火)に公開することで合意した
Decisions	The team decided to keep the current domain name.	今のドメイン名を使い続けることに決めた
Pending	Budget for online ads: TBC. Raj will share the cost estimate at the next meeting.	ネット広告の予算は未確定。次回、Rajが見積もりを共有する
Action items	Fix the error on the contact form – Raj Patel – Mon, 16 Nov 2026	お問い合わせフォームの不具合を直す/Raj/11月16日(月)
Discussion	Emily proposed launching on 1 December. Raj noted that testing would take one week. The team agreed.	Emilyが12月1日の公開を提案。Rajはテストに1週間かかると述べ、全員が合意した

例文2｜取引先との打ち合わせ(Client meeting)

取引先との打ち合わせでは、作業の範囲・納期・修正の回数を、かならず英語の文で書き残します。

この3つは、あとで食いちがうとお金やスケジュールに直接響くためです。英語の会議だと、その場では分かったつもりでも、聞きまちがいに気づかないこともあります。

具体的には、下の表のような書き方。数字と日付は、打ち合わせの最後に読み上げて、相手にも確かめてもらうと安心です。

書いた議事録はその日のうちに送り、内容がちがっていたら知らせてもらうようお願いしておきましょう。

項目	英文(例・架空)	日本語の意味
Scope of work	We will write the text and create the design. The client will provide the photos.	文章とデザインは当方、写真は先方が用意する
Deadline	First draft: Friday, 27 November 2026. Final delivery: Tuesday, 15 December 2026.	初稿は11月27日(金)、納品は12月15日(火)
Number of revisions	Up to two rounds of revisions are included.	修正は2回まで(料金に含む)
Next steps	The client will send the photos by Friday, 20 November.	先方が11月20日(金)までに写真を送る

議事録を送るメールの例文

議事録を送るメールは、2〜3文の短いもので足ります。

大事なのは、まちがいがあったら知らせてほしいことと、その期限を書いておくこと。期限がないと、返事が来ないまま次の会議を迎えてしまいがちです。

英文(例)	日本語の意味
Hi all,	みなさま
Please find attached the minutes of today’s meeting.	本日の会議の議事録を添付します。
Please let me know by Friday if anything needs to be corrected.	直すところがあれば、金曜日までにお知らせください。
Best regards,	よろしくお願いします。

日本語の発想のままだと伝わらないポイント

英語の議事録でつまずきやすいのは、むずかしい単語より、日本語の書き方のくせをそのまま英語にしてしまうところです。

よくあるNGを、OKの形に直した例を並べました。送る前の見直しに使ってください。

主語を省かない

「Will check.」「確認します」のような主語のない文は、「Raj will check 〜」と、かならず人の名前から書きます。

日本語では主語を省いても通じますが、英語の議事録で主語がないと、誰がやるのかが分からなくなってしまうのが理由。

具体的には、「Will send the file.」ではなく「Yuki will send the final page list to the client by Friday, 13 November.」。少し長くなっても、誰が・何を・いつまでにが1文に入っているほうが、読む人は迷いません。

チーム全員でやることなら、主語を The team にすれば大丈夫です。

ASAPやsoonは使わず、日付で書く

期限に「ASAP」「soon」「next week」を使わず、日付で書いてください。

どれも書いた本人には分かっていても、読む人によって受け取り方が変わる言葉だからです。マンチェスター大学の案内でも、アクションには目標の日付をつけるよう示されています。

具体的には、「ASAP」を「by Friday, 13 November」に直す形。時差のある相手なら、「by 5:00 p.m. JST, Friday, 13 November」と時間とタイムゾーンまで入れると、期限の取りちがえがなくなります。

日付がその場で決まらなかったときは、「Due date: TBC」と書いて、保留の欄に残しておくと抜けません。

「話し合った」ではなく「何が決まったか」を書く

「We discussed the launch date.」(公開日について話し合った)だけでは、議事録としては足りません。

読む人が知りたいのは、話し合った結果どうなったか。「It was agreed that the new website will launch on 1 December.」と、決まったことまで書いて初めて、会議に出ていない人も次に動けます。

決まらなかったなら、「The decision was postponed to the next meeting.」と書いて保留に回す。

英語の議事録を早く作るには(AI・文字起こし)

英語の会議で、聞き取りとメモと進行を全部1人でこなすのは大変ですよね。

そんなときは、会議の音声を英語のまま文字にしておき、AIに議事録の形に整えてもらう方法があります。ここでは、その流れと、気をつけたいところをまとめました。

英語の会議は、まず英語のまま文字起こしする

英語の会議を議事録にするなら、まず録音を英語のまま文字にしておくのが近道です。

英語の文字起こしが手元にあれば、聞き取れなかった所をあとから読んで確かめられ、AIに渡して議事録の下書きを作ってもらうこともできるおかげで、会議中のメモは短くて済みます。

具体的には、会議の前に参加者に録音してよいかを確かめ、Web会議の録画や文字起こしの機能、または文字起こしのアプリで英語のまま文字にする流れ。英語の音声を文字にする方法と無料のツールは、下の記事にまとめています。

社外の人がいる会議では、録音することを最初にひと言伝えておいてください。

日本語のメモや文字起こしを、AIに英語の議事録にしてもらう

ChatGPTやClaudeなどのAIに、文字起こしやメモを貼って「英語の議事録にして」と頼むと、下書きはすぐにできあがります。

AIに渡すときは、この記事のテンプレートの見出し(Attendees・Decisions・Pending・Action items)をそのまま指示に入れるのがコツ。出てくる英文がテンプレートと同じ並びになり、Wordに貼り写すだけで済むわけです。

例えば、「次の会議のメモを、英語の議事録にしてください。見出しは Attendees・Decisions・Pending / To be confirmed・Action items(Action / Owner / Due date の表)。決定事項は過去形、日付は月を英単語で。」のような頼み方。日本語のメモからでも、英語の文字起こしからでも作れます。

社外秘の会議の内容をAIに貼るときは、会社のルールで許されているかを先に確かめてください。頼み方のコピペ例は、下の記事にもまとめました。

英語の会議をその場で日本語で追うならNottaの翻訳

英語の会議の内容を、その場で日本語の訳を見ながら追いたいなら、文字起こしと翻訳ができるNottaのようなツールもあります。

Nottaには、英語のまま文字にした会話を日本語に訳す機能があり、使えるプランや回数は機能ごとに異なるのが注意点。どの機能をいつ使うかは、下の記事で整理しました。

Nottaの無料プランは月120分・1回3分までなので、1時間の英語の会議をまるごと文字にするなら有料プランが前提です。

AIが作った英文は、主語・数字・否定を人が確かめる

AIが作った英語の議事録は、そのまま送らずに人の目で確かめます。

AIは、提案されただけのことを「決まった」と書いたり、否定の not や期限の by が抜けたり、人の名前や数字を取りちがえたりすることがあるためです。

具体的には、会議では「Emily suggested 〜」(提案した)だったものが「It was agreed that 〜」(合意した)になっていないか、「by Friday」(金曜までに)が「until Friday」(金曜まで続けて)になっていないかを、元の文字起こしと見比べる形。

見るのは、Decisions と Action items の主語・期限・数字、それに not の有無だけでかまいません。ここが合っていれば、議事録としての役目は果たせます。

英語の議事録でよくある質問

最後に、英語の議事録でよく聞かれる疑問をまとめました。

テンプレートを使う前の、ちょっとした確認にどうぞ。

議事録は英語でminute?minutes?

議事録の意味では、複数形の minutes を使います。

「the minutes of the meeting」「meeting minutes」のように書き、単数の minute だと時間の「分」の意味に読まれてしまうので注意してください。テンプレートの題名も「Meeting Minutes」にしました。

「議事録を取る」は英語で何という?

「議事録を取る」は take minutes、その会議の記録係を務めるなら take the minutes がよく使われる言い方です。

自分のためのメモなら take notes。会議のあとに議事録として清書することは write up the minutes、参加者に送ることは send(share・circulate)the minutes と言えます。

meeting notesとmeeting minutesのちがいは?

meeting notes は自分や少人数のためのメモ、meeting minutes は参加者や会議に出ていない人と共有する正式な記録、という使い分けが一般的です。

社内のちょっとした打ち合わせなら notes でも通じますが、取引先に送る記録や、決まったことを残す議事録なら minutes にしておくと安心ですね。

日本語の議事録のテンプレートもある?

あります。日本語の議事録テンプレート10種類(Word・Excel)は、別の記事で配布中です。

社内の定例・オンライン会議・打ち合わせ・総会・PTAなど、目的別にそろえました。日英併記版で物足りないときは、日本語版とあわせて使ってください。

参考にした公式情報（2026年10月29日確認）

• Google ドキュメント エディタ ヘルプ「Office ファイルの使用」
• The University of Manchester「Minutes & actions」(英語)
• Loughborough University「Committee Minutes Example」(英語・PDF)
• Michigan State University Academic Governance「Writing Minutes」(英語)
• Oxford Learner’s Dictionaries「TBC」
• Oxford Learner’s Dictionaries「AOB」
• Wikipedia「To be announced」(英語)
• Notta公式「料金プラン」