こはな会議の議事録を任されるんですけど、メモが全然追いつかなくて……。上手い人って、どうやって書いてるんでしょう？
おりぶ上手い人は、手が速いわけじゃないんだ。「何を書かないか」を先に決めているんだよ。同じ会議のメモを比べながら見ていこう。
議事録が上手い人は、速く書く人ではなく、決まったこと・数字・ToDoだけを拾うと決めている人です。それでもメモが追いつかない会議は、録音・文字起こし・AI要約に手伝ってもらえば大丈夫。道具の料金と機能は、2026年10月29日に公式サイトで確認しました。
この記事の結論
議事録は、全部を書かずに「決まったこと・数字・ToDo」の3つだけ拾うと上手くなります。追いつかない会議は、録音とAI要約を保険にしてください。
- 発言を全部書こうとするほど、肝心の決定事項や納期を聞き逃しやすい
- 「決・☐・？」などの記号を決めておくと、書く量が減り、清書は並べかえるだけで済む
- 録音・文字起こし・AI要約を使えば、聞き逃した数字もあとから確かめられる
議事録を任されてメモが追いつかない人・上手い人のメモの取り方を知りたい人
上位の解説記事13本を読んで共通するコツを整理し、道具の料金・機能はNotta公式の料金ページとAI要約のページ(2026年10月29日確認)をもとにしています。
議事録が上手い人は何がちがう？3つの特徴
議事録が上手い人を見ていると、手が速いわけでも、文章がうまいわけでもないことに気づきます。
ちがうのは、会議の前と最中に「何を残して、何を捨てるか」を決めていること。ここでは、その特徴を3つにしぼりました。
全部は書かない。決定事項・数字・ToDoだけ拾う
おりぶ全部書こうとするほど、大事な一言を聞き逃しちゃうんだ。
議事録が上手い人は、発言をすべて書き取ろうとはしません。
人が話す速さに、手書きやタイピングで追いつくのはもともと無理があるのが理由です。全部を書こうとすると、書いているあいだに次の話が進み、肝心の「決まったこと」を聞き逃してしまいます。
拾うのは「決まったこと」「数字・日付・名前」「誰が何をするか(ToDo)」の3つだけ。たとえば「写真をもっと大きくしたいんですよね、前回のは文字が多くて」という発言なら、メモは「写真を大きく・文字を減らす」の1行で足ります。
あとから読んで困るのは、言い回しが抜けたときより、納期や担当が抜けたとき。上手い人は、その優先順位を体で覚えています。
事実と意見を分けて書いている
2つ目の特徴は、「決まった事実」と「誰かの意見」を混ぜずに書くことです。
議事録を読む人は、書かれたことを「決まったこと」として受け取るため、ここが混ざると動き方を間違えてしまいます。
具体的には、「A案に決定」と「A案がいいという意見が出た」の差。前者なら準備を始めてよく、後者ならまだ待つべき段階です。ここがあいまいだと、出ていない人は決まったと思って動き、あとで「まだ決まってないよ」となりがち。
意見を書くときは「〇〇さん：」と名前を付け、決まったことには印を付けて分けておく。
これだけで、清書のときに迷う時間がぐっと減りますよ。
会議の前に「どんな結論になりそうか」を予想している
上手い人は、会議が始まる前から半分くらい議事録を書いています。
議題がわかっていれば、「今日は納期と色を決める会」「価格はたぶん次回」といった着地点の見当がつくおかげです。見当がついていると、話がそこに近づいた瞬間にペンが動きます。
具体的には、議題の横に「納期→11月中旬？」「色→2案から選ぶ？」と予想を小さく書いておくだけ。会議でその話が出たら、予想の横に答えを書き込めば、そこがそのまま議事録の1行になります。
予想が外れても問題はありません。外れたこと自体が、議事録に残すべき大事な情報になるんです。準備のくわしいやり方は、このあとのコツ1で。
議事録が上手い人の例｜同じ会議のメモを比べる
「上手い人のコツ」は、説明を読むより、同じ会議のメモを並べたほうが早く伝わります。
例にするのは、取引先とのチラシ制作の打ち合わせ(30分ほど・架空の会議)。話された内容は同じで、メモの取り方だけがちがいます。
追いつかない人のメモ｜発言の順に書いて、決まったことが埋もれる
まずは、発言を聞こえた順に書いていったメモです。
- 田中さん：前回のチラシは文字が多くて読みにくいという声があった
- 佐藤さん：写真を大きくしたい、でも予算が…
- 色は青系？オレンジ？(途中で聞き取れず)
- 納期の話 → 来週？再来週？
- 印刷は…(書ききれず)
一見ちゃんと書けていそうでも、あとで読み返すと「結局、何が決まったのか」が分かりません。発言を追いかけることに手が取られ、結論が出た瞬間を書き逃しているためです。
納期は「来週？」のまま、写真を誰が用意するのかもどこにも書かれていない状態。
いちばん困るのは、数字と日付が「？」のまま残ることです。
こうなると、清書の段階で相手に聞き直すか、記憶をたよりに書くしかなくなってしまいます。
上手い人のメモ｜議題ごとに「決・数・ToDo・？」だけ
おりぶ記号を決めておくと、書く量が半分くらいになるんだよね。
同じ打ち合わせを、上手い人がメモするとこうなります。
- 決：写真を大きく、文字は今の半分に/色はオレンジ系
- 数：納期 11月13日(金)/3,000部
- ToDo：☐佐藤さん 写真3案を11月4日までに/☐自分 ラフ案を11月6日までに
- 保：印刷会社は次回に決める
- ？：予算の上限(終わる前に田中さんへ確認)
書いているのは5行だけなのに、あとから読んで動ける情報はこちらのほうが多い。
行の頭に「決・数・ToDo・保・？」の記号を付けたおかげで、清書のときは並べかえるだけで済むようになりました。
具体的には、「数」の行はそのまま議事録の納期と部数の欄へ、「ToDo」の行は担当と期限の表へ移すだけ。「？」を付けた所は、会議が終わる前に聞き返すための目印です。
清書は、決まったことを一番上に並べかえるだけ
上手い人のメモは、そのまま議事録の骨組みになります。
会議の後にやることは、「決」と「ToDo」を一番上に、「保」と経緯を下に並べかえて、会議名・日時・出席者を書き足すことくらい。書き言葉に整えるのは、その後で十分です。
Word・Excelでそのまま使える議事録の型は、別の記事で10種類配っています。メモの記号を、型の「決定事項」「ToDo」の欄に流し込むだけで形になりますよ。
議事録が上手くなるコツ7つ｜聞き方・メモの取り方・まとめ方
ここからは、上手い人がやっていることを「会議の前・最中・後」の順に7つに分けました。
ぜんぶ一度にやらなくても大丈夫です。次の会議で1つ試すだけでも、メモの量と読みやすさが変わってきます。
コツ1 会議の前に、議題と知らない言葉を調べておく
メモが速い人ほど、会議の前に5分だけ下調べをしています。
知らない言葉が出てくると、意味を考えているあいだに話が先へ進んでしまうのが理由。社名・商品名・業界の言葉を先に知っておけば、聞こえた瞬間に書けます。
具体的には、案内のメールや前回の議事録を開いて、議題・出席者・前回のToDoを確かめるくらいでOK。メモ用紙(ファイル)の上に「議題1・議題2…」と見出しを先に書いておくと、話がどこまで進んだかも追いやすくなりますね。
5分の準備で、会議中の「今の何だっけ？」がかなり減るはずです。
コツ2 聞くのは「結論」と「数字・日付・名前」
会議中に耳を向けるのは、結論と、数字・日付・名前の4つです。
ここが合っていれば議事録は役に立ち、ここが違うと、どれだけ文章が整っていても使えない記録になってしまう。だからこそ、言い回しより先に数字を拾います。
「では」「つまり」「結局」など、話をまとめる言葉が聞こえたら、結論が来る合図。そこだけは手を止めずに書き取ってください。
数字は、聞こえたらまず書く。前後の説明は、あとから録音や相手への確認で埋められます。
コツ3 自分だけの略語と記号を決めておく
こはな記号は、自分があとで読めればそれで十分！
書く量を減らすいちばん手軽な方法は、略語と記号を決めておくこと。
1文字で済む記号なら、文章で書くより何倍も速く、行の頭を見るだけで中身の種類も分かるのが理由です。決まったことと保留を混ぜずに済むのも助かります。
決め方は、こんな形で十分です。
- 決＝決まったこと/保＝保留・次回
- ☐＝ToDo(終わったら線で消す)
- ？＝分からない・あとで確認
- →＝理由・つながり/×＝なしになった案
- 人の名前は名字の1文字(田・佐など)
ルールは自分が読めれば十分で、会議のたびに変えないことのほうが大切。同じ記号を使い続けると、清書のときに迷わなくなります。
コツ4 分からなかった所は「？」を付けて、その場で聞き返す
聞き取れなかった所を空白のままにしないのも、上手い人の習慣。
会議が終わってから聞き直すと、相手も細かいことを忘れていて、答えがあいまいになりやすいためです。
たとえば、納期が「来週か再来週」でぼやけたら、「？納期」とだけ書いて話を先に進めます。区切りのいい所で「すみません、納期は何日でしたか」とひと言聞けばOK。聞き返すのは失礼ではなく、むしろ議事録係の大事な仕事ですよ。
「？」が残ったまま会議を終えないこと。それだけで、清書のときの聞き直しはほとんどなくなります。
コツ5 会議の最後に、決まったことを声に出して確かめる
会議が終わる前の1分で、決まったこととToDoを読み上げてください。
その場で全員が「そうそう」とうなずけば、議事録の中身はほぼ確定。聞き違いがあっても、その場で直してもらえるため、あとから揉める心配がぐっと減ります。
具体的には、「最後に確認です。写真3案は佐藤さんが11月4日まで、納期は13日の金曜でよかったですね」。このくらいの短さで十分。ToDoの担当と期限がはっきりして、会議の終わり方も締まります。
上手い人の議事録が「後から揉めない」のは、この1分のおかげでもあるんです。
コツ6 その日のうちに、決まったことを一番上にしてまとめる
清書は、記憶がはっきりしている会議の当日に済ませます。
次の日になると、メモの「→」や略語が何を指していたのか、思い出せなくなることがよくあるためです。
並べ方は「決定事項 → ToDo(誰が・何を・いつまでに) → 保留・次回 → 話し合いの経緯」の順。読む人がいちばん知りたいことを上に置くと、出ていない人も最初の数行で動けます。
具体的には、メモの「決」「☐」の行をコピーして上に集め、「保」と経緯を下へ。文章を整えるのは最後で、ここまでなら10分もかからないはずです。
コツ7 送る前に、会議に出ていない人の目で読み直す
送る前に一度だけ、「会議に出ていない人がこれを読んで動けるか」という目で読み直します。
書いた本人は会議の空気を覚えているので、「例の件」「さっきの案」のような言葉をそのまま残しがちです。出ていない人には、それが何のことか分かりません。
チェックするのは、主語(誰が)・期限(いつまでに)・指示語(あれ・それ)の3つ。「例の件で田中さんに確認」を「チラシの予算の上限を、田中さんに11月4日までに確認」に直すイメージです。
議事録は、会議に出ていない人や、1か月後の自分が読むもの。その人が迷わず動けたら、上手い議事録と言ってもらえるはずですよ。
メモが追いつかないときの対策｜録音・文字起こし・AI要約
コツを押さえても、早口の人が多い会議や、自分も発言しないといけない会議では、メモが追いつかないことがあります。
そんなときは、手でがんばるのをやめて道具に任せるのも立派な技術。任せる量で、録音だけ・文字起こし・AI要約の3段に分けて考えると選びやすくなりますよ。
まずは録音だけでも｜聞き返せる安心で、メモを減らせる
いちばん手軽な対策は、スマホの録音アプリで会議を録っておくこと。
「あとで聞き返せる」と思えるだけで、全部を書こうとする焦りが消え、決まったことを聞くほうに集中できるのが理由です。数字を聞き逃しても、その部分だけ聞き直せば済みます。
ただし録音だけだと、確かめたい所を探すのに、会議と同じくらいの時間がかかることも。メモに「14分ごろ 納期」のように時間を書いておくと、聞きたい所へすぐ飛べて探しやすくなりますね。
録音するときは、始める前に「議事録用に録音してもいいですか」と参加者にひと言伝えてください。
文字起こしで、話した言葉をそのまま残す
おりぶ文字になっていれば、聞き返す代わりに検索できるんだ。
録音を文字にしておけば、聞き直さずに「納期」「部数」などの言葉で探せます。
目で読むほうが、耳で聞き直すより何倍も速いからです。会議のあとで「あのとき何て言ってたっけ」となっても、文字の中から数秒で見つけられるはず。
具体的には、録音したファイルを文字起こしのアプリに入れるか、オンライン会議なら会議ツールの文字起こしを使う方法があります。会議を文字にする手順は、別の記事でくわしく書きました。
文字起こしは、メモの「代わり」というより、聞き逃した所を埋める「保険」として使うのがちょうどいい使い方です。
AI要約で、決定事項とToDoの下書きまで任せる
もう一歩進めるなら、文字起こしからAIに要約まで作ってもらう方法もあります。
要約があれば、メモを取らなくても「決まったこと」と「次にやること」の下書きが手に入るのが理由。Nottaの公式ページによると、AI要約は「要約」「チャプター」「行動項目(次にやること)」に分けて出してくれる仕組みです。
このブログの運営者(僕)は、打ち合わせの記録にNottaの有料プランを使っています。具体的には、要約に出てくるToDoと納期を控えておき、あとで読み返して抜けがないかを見る使い方。
Nottaの無料プランは月120分・1回3分まで、AI要約は月10回まで。長い会議を通しで文字にするなら、有料のプレミアム(年払いで月1,185円・税込)が前提になります。
メモが追いつかない会議が毎週あるなら、まず無料プランで短い打ち合わせを1回試してみてください。
ChatGPTなどに頼むなら、プロンプトで議事録の形をそろえる
文字起こしは手元にあるけれど要約がない、という場合は、ChatGPTやClaudeに議事録の形に整えてもらう手もあります。
そのときは「決定事項・ToDo・保留の3つに分けて」のように、出してほしい形を先に指定するのがコツ。形を決めずに頼むと、毎回ちがう並びで返ってきて、結局手で直すことになりやすいからです。
コピーしてそのまま使える議事録用のプロンプトは、こちらにまとめています。
アプリで録音から議事録まで済ませたい人は
スマホ1台で、録音・文字起こし・要約までまとめて済ませたい人は、議事録アプリを選ぶのが近道です。
アプリごとに、無料で使える時間や1回の長さ、要約の有無がかなりちがいます。iPhone・Android別に無料枠を比べた記事を用意しました。
道具に任せても、手放したくない議事録の技術
AIの要約はとても便利です。ただ、任せきりにすると、別の困りごとが出てくることもあります。
ここでは、道具を使う前提で、それでも手放したくない技術を2つにしぼりました。
要約を送る前に、数字と名前だけは目で追う
おりぶAIは聞き間違いもする。数字だけは自分の目で見てね。
僕はお客さんに見せる議事録も、Nottaの要約を直さずにそのまま送っているくらいです。
それでも、使い始めたばかりの人には、送る前に数字・日付・固有名詞だけは確かめてほしいと思っています。AIの文字起こしは、早口や声が重なった所、社名・商品名で聞き違えることがゼロではないのが理由です。
たとえば「13日」が「30日」になっていても、文章としては自然なので、さっと読むだけでは気づきにくい。納期・金額・人の名前の3つを録音や自分のメモと見比べるだけなら、1〜2分で終わります。
相手に送る議事録の数字が違っていると、それがそのまま約束として残ってしまう。
任せすぎて、メモを取らなくなる不安
正直に書くと、Nottaに任せるようになってから、僕は会議中にメモを取らなくなりました。それが少し不安でもあります。
要約があると安心できる一方で、自分で「何が決まったか」をつかむ力は、使わないと弱っていく気がするのが理由です。具体的には、AIの要約を読んで初めて「あ、これ決まってたんだ」と気づく、という形になりがち。
おすすめは、録音やAIに任せる会議でも、決まったことだけは自分の手で1行書いておくこと。
あとでAIの要約と見比べれば、自分の聞き方の答え合わせにもなります。道具に任せる部分と、自分でつかむ部分を分けておくのが、長く上手くいくやり方です。
議事録が上手くなりたい人のよくある質問
最後に、議事録が苦手な人からよく出る疑問をまとめました。
コツや道具の話とあわせて、気になる所だけ読んでみてください。
議事録が上手くなる練習方法は？
ニュース番組や会議の録画を5分だけ流し、「決まったこと・数字・次にやること」を3行で書き出す練習がおすすめです。
終わったら録画を見直して、抜けた数字がないかを確かめます。答え合わせができるので、本番の会議より気楽に続けられますよ。
手書きとパソコン、どっちがメモに追いつく？
タイピングに慣れている人はパソコン、記号や矢印を多く使う人は手書きが向いています。
どちらでも、拾うものを3つにしぼるほうが速さへの効き目は大きいので、道具より先に「何を書くか」を決めておくのが先。パソコンなら、よく使う社名や商品名を辞書登録しておくと、ぐっと速くなります。
議事録のテンプレートはある？
あります。会議の種類別に、Word・Excelで使える議事録テンプレートを10種類、このブログで無料配布中。
この記事のメモの記号(決・ToDo・保)は、テンプレートの「決定事項」「ToDo」「保留」の欄にそのまま対応しています。
- 全部は書かず、決まったこと・数字・ToDoだけ拾う
- 決・数・☐・保・？の記号でメモを短くする
- 分からない所は「？」を付けて、その場で聞き返す
- 最後の1分で、決まったことを読み上げて確かめる
- 追いつかない会議は、録音・文字起こし・AI要約に手伝ってもらう
参考にした公式情報（2026年10月29日確認）
